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Las claves para preparar tu empresa para la facturación electrónica

Dentro de dos semanas miles de empresas deben cambiar obligatoriamente su metodología de facturación

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y tiene la misma validez legal que el tradicional papel impreso.
La facturación electrónica tiene beneficios de la gestión de la empresa. 

El 1° de diciembre se vence el plazo estipulado por la Dirección General Impositiva (DGI) para que las empresas con ventas anuales equivalente a poco más de $ 14 millones (4.000.000 UI) ingresen al régimen de facturación electrónica.

Según cifras informales, se estima que unas 16 mil empresas tienen que entrar en este período – el organismo estatal fijó un calendario de incorporación según el volumen de ventas-.

En definitiva, ¿qué aspectos hay que tener en cuenta para hacerlo? En primer lugar, entender que es obligatorio y el organismo regulatorio exige esta fecha límite para postularse. En el caso de hacer caso omiso, la DGI puede imponer multas y sanciones a la empresa.

No obstante, ofrece ciertos beneficios fiscales para incentivar su adopción. En concreto, la empresa puede deducir lo que se invierta en un 50% de Impuesto a la Renta de Actividades Económicas (IRAE), como puede ser la compra de software, servidores, equipos, entre otros.

A esto se le suman recompensas independientes, propias de mejorar la gestión interna de la empresa. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y tiene la misma validez legal que el tradicional papel impreso. Esta modalidad elimina el proceso de impresión, reparto y archivado del documento y, además, simplifica procesos administrativos. Asimismo, permite al cliente y al prestador de servicios obtener información en tiempo real de la organización.

“En definitiva, ingresar al régimen de facturación electrónica, más allá de evitar multas y de los beneficios fiscales, incluye ventajas de facturar de una manera más sencilla y eficiente”, puntualizó Roni Lieberman, director de Memory, empresa local líder en ofrecer este tipo de soluciones tecnológicas para las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Agregó que es un momento ideal para que las pymes aprovechen para hacer un cambio o actualización en materia tecnológica. “Ya aprovechan esta factura electrónica para dar ese salto que quizá hace tiempo quieren dar”, acotó.

Proceso de homologación
Memory es una de las empresas autorizadas por DGI a realizar una homologación rápida, en un plazo de 48 horas. Para efectuar este proceso, se requiere de un certificado digital que se adquiere en Abitab. No obstante, para tramitarlo se solicita una serie de documentos notariales que, entre otras cosas, certifican cuál es la empresa y quién está autorizado a representarla. Una vez obtenido el sello, se instala el certificado en el computador que va a estar conectado con la DGI.

Roni Lieberman, director de Memory. Foto: Ariel Colmegna

Por la complejidad del proceso, Memory ofrece un servicio en el que se encarga de realizar el trámite por completo, sin costos adicionales. Dentro de su staff cuentan con escribanos que hacen el trámite y profesionales del área tecnológica para incluir el certificado en la red.

“Nosotros no le cobramos ningún costo adicional por ese servicio, solo debe pagar lo que sale el certificado y el fee notarial. Nuestro objetivo no es ganar con eso, sino simplificarle el proceso para que rápidamente entre al sistema”, comentó su director.

Cambiar el proceso de trabajo puede parecer un poco complicado. Para acostumbrarse a este sistema, la DGI da un plazo posterior para que la empresa se adapte a esta metodología de trabajo.

Evaluar las opciones
En la actualidad, hay una pluralidad de empresas que se dedican a ofrecer facturación electrónica. A su vez, en el último tiempo, surgieron nuevas entidades que aprovechan la gran demanda por estos servicios ofreciendo sus soluciones. No obstante, hay que pensar detenidamente cuál elegir.

Hoy en Internet es muy fácil parecer una empresa consolidada y seria, solo con tener un sitio web atractivo. Pero hay que entender que a la empresa que se le adquiera el producto, se le confía al 100% su facturación y, en el caso de que no funcione bien, se queda sin facturar. Además, de proporcionarle toda la información de facturación y compras, subrayó Lieberman.

“Nos pasa que recibimos muchos clientes que compraron en vencimientos anteriores el servicio a empresas que estaban en aquel momento y hoy ya no están”, contó.

Uno de los diferenciales de Memory es su experiencia de más de 30 años en el mercado local y ser líder en el segmento de pymes. Esto le permite conocer las necesidades de sus potenciales clientes a la perfección. “A nivel de producto tenemos todo el espectro de soluciones que el mercado precisa, desde precios hasta de funciones”, remarcó.

Desde menos de $ 2.000 + IVA por mes uno puede adquirir sus servicios. Además, tienen un producto gratuito para contadores, referentes históricos de Memory, para que ellos puedan facturar electrónicamente gratis y estar conectados con sus clientes.

También brindan un seguimiento posventa a través de un departamento de calidad que sigue uno a uno los casos para verificar que efectivamente lleguen a término. Por otro lado, la amplia trayectoria en cómo funciona una pyme para que cualquiera de sus soluciones tecnológicas funcionen bien.

“¿Por qué elegir Memory? Porque es confiar en el líder del mercado y esto no casualidad, sino que se viene perfeccionado desde hace mucho tiempo. A lo largo del tiempo cometimos errores, los corregimos, aprendimos de ellos y gracias a eso, hoy estamos en el lugar donde estamos. Es un todo que hace la gran diferencia”, afirmó el empresario.

internacionalización

Más de 50 mil empresas latinoamericanas eligen Memory

Memory es la empresa uruguaya líder en software para mejorar la gestión administrativa y contable de la Pyme, con 30 años de trayectoria e innovación permanente.

Su posicionamiento es indiscutido: más de 50 mil empresas latinoamericanas utilizan software Memory; fue distinguida como la Empresa Uruguaya más Innovadora; Empresa Endeavor del Año; presidió la Cámara de Tecnologías en seis períodos distintos; es caso de estudio en numerosas universidades nacionales e internacionales (destacándose el MIT en EE.UU.), y su trayectoria ha sido destacada por medios internacionales como la CNN, América Economía y Entrepreneur Magazine entre otros.

Cuenta con un Centro de Investigación y Desarrollo localizado en Montevideo, así como un Departamento de Servicios y Contact Center para asegurar un adecuado nivel de servicios en sus clientes con cobertura en los 19 departamentos. Además, tiene un Centro de Calidad para asegurar la satisfacción del cliente final, haciendo un seguimiento personalizado de cada gestión.

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