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Se vence un nuevo plazo de facturación electrónica. ¿Qué hay que saber al respecto?

El grupo de empresas que debe ingresar en esta fecha tienen tiempo hasta el 1° de junio para hacerlo. Un experto en el sector detalla las principales cuestiones a considerar

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La facturación electrónica es un factura realizada por un dispositivo móvil o computadora, que luego se envía al destinatario en forma electrónica. 

El cronograma que se fijó la Dirección General Impositiva (DGI) para que los distintos segmentos de empresas ingresen de forma paulatina al Régimen de Facturación Electrónica avanza según lo previsto.

Ahora es el turno de las organizaciones con ventas al cierre del ejercicio en el año civil 2017 mayores a 2.500.000 UI, lo que se traduce en una facturación mensual de unos US$ 25.000 -según valores de esa fecha-. Éstas tienen tiempo hasta el 1° de junio para realizar el proceso de postulación para emitir obligatoriamente sus facturas de forma electrónica.

En este período se suman además las de sector agropecuario que deberá incorporarse de forma masiva, tras la prórroga de un año que les concedió el organismo regulador.

Esto significa que, según cifras informales, se estima una incorporación de entre 10 mil y 15 mil más de empresas, principalmente de servicios, comercios, industrias y profesionales.
 
Para los negocios que se encuentran en el proceso de ingresar al Régimen de Facturación Electrónica Roni Lieberman, director de Memory -mayor compañía dedicada al desarrollo de software administrativo en Uruguay-, detalla las principales cuestiones a considerar.

Destaca, en primer lugar, qué es la facturación electrónica. Es una factura realizada por una computadora, tableta, celular u otro dispositivo móvil, que luego se envía al destinatario en forma electrónica. Tiene la misma validez ante todos los organismos legales y tributarios que las tradicionales facturas impresas.

Para graficarlo, Lieberman relacionó este proceso con la modernización postal. Mientras antes se mandaban cartas por correo, ahora se envían mails.

Pese a compartir ciertas similitudes de procedimiento, es necesario contar con un software que haga posible que funcione de forma sencilla para el usuario, pero que esconde una sofisticación y rigurosidad tecnología, que le aseguren la integridad y validez de la misma.

Si bien la fecha límite de postulación es el 1° de junio, el proceso de ingreso no es inmediato, sino que conlleva una serie de trámites administrativos, notariales e informáticos. Además, las empresas deben capacitarse en la herramienta para que, una vez activas, no tengan problemas para facturar. Por tal motivo, es recomendable comenzar el registro con suficiente anticipación para no estar con falta ante DGI.

Y es que el organismo regulatorio puede imponer multas y sanciones tal como impedirle operar hasta que regularice su situación.

Sin embargo, tiene una serie de beneficios por mejorar la gestión interna de la empresa.

Los beneficios que otorgan a las empresas
El ingreso al régimen de facturación electrónica es obligatorio, pero trae asociados una serie de beneficios para las empresas que lo implementen. En primer lugar, brindan un ahorro sustancial de costos al no tener que imprimir facturas, archivarlas por determinado plazo, enviarlas por correo postal, entre otras. Asimismo, se automatiza la gestión de la empresa al quedar registrados en la computadora tanto del emisor como del receptor electrónico.

A eso se le añade el hecho de que se posibilita emitir facturas desde dispositivos móviles, en el local o fuera de él, sin necesidad de tenerlas preimpresas.

Roni Lieberman es el director de Memory, empresa que tiene 30 años de trayectoria en el mercado local.
Roni Lieberman es el director de Memory, empresa que tiene 30 años de trayectoria en el mercado local.

Cómo es el proceso de incorporación
En concreto, el proceso de incorporación implica varios pasos, para llegar desde la postulación hasta la homologación por DGI. Entre otros se requiere realizar gestiones en el portal de la DGI, así como servicios notariales, comprar certificados digitales ante emisores autorizados, instalarlos y realizar pruebas frente a la DGI en modalidad de testing. Por último, solicitar la homologación por DGI.

Por la complejidad del proceso, Memory ofrece un servicio en el que se encarga de realizar el trámite por completo, sin costos adicionales, para que el cliente se despreocupe y pueda seguir operando su empresa, remarcó Lieberman. De hecho, dentro de su staff cuentan con escribanos que hacen el trámite y profesionales del área tecnológica para incluir el certificado en la red.

Además, es una de las empresas autorizadas por DGI a realizar una homologación rápida, en un plazo de 48 horas.

Una solución para cada empresa
Dada la pluralidad de empresas que entran en el régimen, se ofrecen distintas soluciones en relación a sus necesidades.

Para empresas que cuentan con Fígaro, el software de gestión de Memory, solamente es necesario anexar el módulo de factura electrónica para continuar desarrollando las facturas como siempre, solo que ahora en lugar de imprimirlas, se emiten electrónicamente. Quienes tienen su software propio, se le integrará a su servidor su solución de factura electrónica (mediante lo que técnicamente se llama una API).

Para las empresas que prefieren una solución “Cloud”, o sea que funcionen “en la nube”, se ofrece una aplicación web, a la cual el usuario se conecta con su usuario y contraseña, y factura electrónicamente, sin tener que instalar nada en su PC. Lo hace desde cualquier lugar y dispositivo.

Para empresas que precisan una facturación rápida frente a público, existe una solución de Punto de Venta, que permite facturar electrónicamente, como si lo estuviera haciendo de una registradora.

El precio de una solución completa parte de $ 1.990 más IVA mensuales. “Si bien el producto de Memory cuenta con 30 años de experiencia, y de permanente innovación; hemos adaptado nuestros precios para poder llegar con una solución bien accesible al presupuesto de las empresas que entran en este vencimiento”, señaló el director.

La elección
En la actualidad, existen muchas empresas que ofrecen servicios de facturación electrónica. En este punto, el experto recomendó elegir cuidadosamente su proveedor. Muchas firmas aprovechan la alta demanda del momento para incorporar entre sus servicios una nueva línea de producto, pero que históricamente se han dedicado a otras actividades. A su vez, hay otras que nacen con el objetivo de “aprovechar esta oportunidad”.

Este no es el caso de Memory. La empresa es líder en el segmento de las pymes y cuenta con más de 30 años de experiencia en entender y solucionar sus necesidades. Más allá de su expertise, tienen a su favor la adecuada infraestructura para atender el servicio posventa, las actualizaciones permanentes al software y acompañar a sus clientes en el correr del tiempo.

“Muchas empresas que compraron en los últimos meses soluciones a estas empresas ‘golondrinas’ han acudido a Memory para solucionar sus necesidades cuando estos proveedores ocasionales no pudieron darles un adecuado servicio”, comentó Lieberman.

más de 30 años de trayectoria

Memory como líder en el mercado

Memory es la empresa uruguaya líder en software para mejorar la gestión administrativa y contable de la Pyme, con 30 años de trayectoria e innovación permanente.

Su posicionamiento es indiscutido: más de 50 mil empresas latinoamericanas utilizan software Memory; fue distinguida como la Empresa Uruguaya más Innovadora; Empresa Endeavor del Año; presidió la Cámara de Tecnologías en seis períodos distintos; es caso de estudio en numerosas universidades nacionales e internacionales (destacándose el MIT en EE.UU.), y su trayectoria ha sido destacada por medios internacionales como la CNN, América Economía y Entrepreneur Magazine entre otros.

Cuenta con un Centro de Investigación y Desarrollo localizado en Montevideo, así como un Departamento de Servicios y Contact Center para asegurar un adecuado nivel de servicios en sus clientes con cobertura en los 19 departamentos. Además, tiene un Centro de Calidad para asegurar la satisfacción del cliente final, haciendo un seguimiento personalizado de cada gestión.

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