Factura electrónica

Cómo se debe realizar el trámite de factura electrónica y evitar multas. Detalles del software requerido y el ingreso a un sistema que es obligatorio a partir del 1° de junio para empresas que pasen cierto nivel de ventas

El ingreso al régimen es obligatorio y, para evitar multas, se debe tener en consideración los pasos especificados por la Dirección General de Impositiva (DGI). Desde 2012 diferentes empresas se han integrado al sistema de manera escalonada. La DGI pautó la postulación de acuerdo al volumen de “ventas registradas” de la empresa. ¿Cómo saber si corresponde comenzar con la factura electrónica (eFactura)? ¿Cómo y dónde se realiza el trámite? ¿Cuáles son las empresas que son proveedores del software de eFactura?

Los que están obligados a afiliarse al sistema son aquellos que están dentro de las siguientes categorías: que tributan IVA por servicios personales, IVA general, IMEBA y/o IRAE, ser usuario directo o indirecto de zona franca o contribuyente exonerado. A partir del 1° de junio, las personas que comenzaron con el mecanismo electrónico, solo podrán documentar las operaciones de venta con esa metodología.

Desde que se implementó el sistema de facturación electrónica, ha incrementado el pago de IVA por las empresas a la DGI, según un estudio realizado por Dina Pomeranz (profesora de la Universidad de Zurich) y un informe del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) del 2015.

Las próximas compañías cuyo plazo para inscribirse en el método electrónico de manera obligatoria vence el sábado, son las que sus “ventas registradas” (todos los ingresos que deben facturarse) al cierre económico del 2018 son mayores a 750.000 unidades indexadas ($ 2.795.925, es decir US$ 79.683,2). Se deben considerar las ventas netas sin IVA, o sea, el valor que resulte de deducir de las ventas brutas, las devoluciones, bonificaciones y descuentos. No entran dentro del concepto los intereses por depósitos bancarios, ni los ingresos que derivan de inversiones o colocaciones.

Para poder realizar los trámites en el portal de eFactura de la DGI, se debe tener un usuario web, ingresar el número de RUT y la clave. Antes de comenzar, la empresa se debe asegurar de que tiene un certificado electrónico válido y un software efectivo para la emisión de los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE). A su vez, tener los datos de RUT actualizados y dos direcciones de correo electrónico de uso exclusivo para la facturación electrónica: uno de contacto para la DGI para las comunicaciones que surjan como consecuencia de la emisión de los CFE; y otro mail para vincularse con otros emisores electrónicos.

Para que la empresa quede autorizada como emisora electrónica de CFE, debe realizar el trámite en la sección “Homologación” del portal web de la DGI y allí elegir uno de los dos procedimientos por los cuales se va a ingresar en el sistema: tradicional o simplificado. La diferencia principal entre las metodologías es la procedencia del software a utilizar.

Son tres los pasos que se está obligado a completar en ambos tipos de procedimientos: “Postulación”, “Certificación” y “Resolución”.

Procedimiento tradicional. En el caso de elegir el sistema tradicional, donde el software es de producción propia o externa, es obligatorio comprobar su correcto funcionamiento en la sección “Testing” del portal eFactura de la DGI. Allí se encuentra una “prueba de testing” que, después de finalizada, habilita a la empresa a entrar al sector de homologación.

Después de que la prueba queda completada, el solicitante inicia la petición en “Homologación”. Allí se rellena un formulario que solicita datos de la empresa postulante, como también pide especificar cuál va a ser el software que utilizará (sea de desarrollo propio o externo), las dos direcciones de mail obligatorias, entre otros. Para confirmar la postulación, la DGI envía un código de verificación y se abre el plazo de 5 días hábiles para ingresar el código en el portal eFactura para continuar el trámite.

Ya en una segunda etapa (“Certificación”) es que se realizan pruebas de simulación en los que se certifica que el programa funcione y, a su vez, que el postulante sabe cómo utilizarlo. En el portal de eFactura especifica, por ejemplo, que el contribuyente va a tener que generar un envío a la DGI de un comprobante con Adenda y otro sin. Por último, el solicitante realiza una declaración de cumplimientos de requisitos técnicos.

En la “Resolución”, la DGI notifica al solicitante que queda habilitado como emisor electrónico.

Procedimiento simplificado. A diferencia del procedimiento anterior, este cuenta con el requerimiento de contratar un proveedor habilitado para que realice parte de la comprobación del software. Elegir el emisor de las facturas electrónicas puede ser uno de los pasos más importantes. Estos deben estar habilitados por la DGI ya que hay una serie de obligaciones que deben cumplir. En el portal de la institución se encuentra el listado de todas las empresas habilitadas.

En la etapa de “Postulación” se debe indicar cuál va a ser el emisor autorizado elegido, datos básicos como mail y teléfonos de contacto, información general de la empresa, entre otros. Luego la DGI procesa la información y notifica al solicitante si aceptó o rechazó la solicitud.
En este caso de “Certificación”, ambas partes (solicitante y proveedor habilitado) verifican que el programa informático funciona y que cumple con todos los puntos exigidos por la DGI a través de una declaración de cumplimiento de requisitos técnicos.

El tercer paso queda resuelto cuando el ente recaudador le comunica al solicitante que queda autorizado como emisor electrónico.